Увы, мудрейший завет Кота Леопольда о мирном и дружном сосуществовании во взрослом и суровом мире далеко не всегда работает, и нередко выходит так, что между организациями возникают те или иные разногласия, и в таких случаях надежнее всего направлять свои недовольства (претензии) партнерам по бизнесу, клиентам или подрядчикам в письменном виде. Подчас даже в официальных договорах претенциозный порядок разрешения конфликтных ситуаций прописан и, значит, закреплен законодательно, но и без этого вы всегда имеете право прибегнуть к такому виду коммуникации.
Также важно помнить, что деловой этикет просто требует непременного ответа на письменную претензию – он должен подаваться также в письменном виде.
Почему необходимо отвечать на претензию?
Если вы получили претензию в письменном виде, которая, на ваш взгляд, не имеет под собой никаких фактических, логических, практических оснований, лучше всё-таки на неё дать ответ – так вы обозначите, что не равнодушны к ситуации, что заинтересованы в сохранении мирных отношений с партнерами.
Помимо этого, если миром ситуацию всё-таки уладить не удастся, ваш ответ на претензию может стать весомой уликой в ходе судебных разбирательств.
Кто ответственен за написание ответа на претензию?
В разных компаниях написанием ответа на претензию занимаются разные сотрудники. Где-то это – юристы, где-то – секретари, которые занимаются корреспонденцией в целом. Но стоит помнить один нюанс – чем более серьёзную должность занимает человек, отвечающий на претензию, тем автоматически более серьёзный характер приобретает и само письмо.
Как правильно составить ответ на претензию
Форма ответа на претензию нигде не регламентирована, не закреплена строго, но всё же есть некоторые правила и алгоритмы, которым крайне желательно следовать.
Ответ на претензию лучше всего составлять на фирменном бланке фирмы (это делает документ более статусным и отображает ваше почтительное отношение к адресату), но, если такового нет в распоряжении, подойдёт и обычный лист А4. Не забудьте указать своё ФИО, название организации и полное ФИО того, кому направляется бумага.
Дата составления ответа также необходима, и вот здесь будьте внимательны – законодательством РФ установлены сроки ответа на претензию – от 3-х до 10-ти дней с момента получения оной. Подпись директора предприятия также крайне приветствуется, т.к. придает документу больше официальности, строгости, серьёзности.
Как вы уже поняли, к написанию ответа на претензию лучше отнестись серьёзно, т.к. от этого во многом зависит репутация компании, а в худшем случае – её безопасность при судебных разбирательствах.
Чтобы грамотно и точно, взвешенно составить ответ на претензию, загляните на сайт https://2ann.ru/kak-napisat-otvet-na-pretenziyu . Там даны точные и важные рекомендации по составлению ответа на претензию, а также присутствуют важные и нужные образцы данного документа.
